POLITIQUE EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
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Introduction
Chez OPTIVY, nous estimons que la protection de votre vie privée est importante.
Nous traitons vos données à caractère personnel avec le plus grand soin, de manière transparente et conforme à la loi. Dans cette Notice Vie Privée, nous vous expliquons la manière dont OPTIVY collecte et traite vos données personnelles.
Nous avons pour tâche, dans le cadre de nos prestations de services, de collecter, conserver et traiter certaines données vous concernant. Étant donné que ces données permettent de vous identifier en tant que personne, il s’agit de « données à caractère personnel » Traiter des données personnelles signifie en clair : rassembler, enregistrer, organiser, structurer, conserver, utiliser, modifier, communiquer ou effacer des données.
Cette Notice Vie Privée concerne toutes les personnes physiques, qu’elles soient, clientes, prospects, preneurs d’assurance candidats-preneurs, assurés, bénéficiaires, utilisateurs de site Web, fournisseurs, partenaires. Les personnes morales ne sont pas concernées par cette Notice Vie Privée.
OPTIVY, dont le siège social est situé à Allée des Fougères, 452 à 5621 Florennes, BCE 0536.575.888 offre des services de consultation en planification financière mais aussi d’intermédiation en assurances et en crédits hypothécaires.
Si vous souhaitez faire appel à nous, un minimum de données personnelles doit toujours être fourni. Nous ne pouvons pas offrir nos services sans données précises et complètes de votre situation.
Pour de plus amples informations sur nos services, vous pouvez nous contacter au 071/17.25.46 ou par mail à contact@optivy.be.
D’un point de vue légal, OPTIVY Patrimoine & Finance srl est le « responsable du traitement » de vos données à caractère personnel. Cela signifie que nous déterminons pourquoi (pour quelles finalités) et comment (par quels moyens) nous traitons vos données. Cela signifie également que nous sommes votre interlocuteur, et celui des autorités de contrôle, pour toutes les questions relatives à l’utilisation de vos données.
Seules les personnes en charge de votre dossier peuvent consulter et traiter vos données. Ces personnes sont tenues à une stricte obligation de confidentialité et en sont parfaitement conscientes. Elles doivent respecter toutes les prescriptions techniques et organisationnelles prévues pour garantir la confidentialité des données à caractère personnel.
Vous avez des questions au sujet de la protection de votre vie privée ?
Envoyez-nous un courrier électronique à contact@optivy.be ou un courrier postal à OPTIVY Patrimoine & Finance srl, Allée des Fougères, 452 – 5621 Florennes, notre responsable des données personnelles prendra contact avec vous dans un délai d’un mois.
Jusqu’au 24/05/2018 la base légale était la loi du 08/12/1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et ses arrêtés d’exécution.
Depuis le 25/05/2018, cette loi est remplacée par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
Protection de vos données
OPTIVY vous donne la garantie que:
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Vos informations personnelles ne sont collectées et traitées que pour vous fournir les informations demandées ou vous garantir le service souhaité on et off line.
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Le traitement de vos données personnelles est limité à l’objectif visé.
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Vos données personnelles ne seront pas vendues à des tiers.
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Vous pouvez toujours demander l’accès à vos données personnelles, vous pouvez vérifier leur exactitude et, le cas échéant, les faire modifier ou les supprimer sur demande.
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Nous mettons tout en œuvre afin de protéger vos données. OPTIVY prend toutes les mesures raisonnables pour éviter la perte, l’utilisation abusive, la divulgation, l’accès non autorisé ou l’altération de ces données à caractère personnel. Les mesures adéquates sont prises, tant sur le plan technique qu’organisationnel, pour éviter que des personnes non autorisées aient accès à vos données, les traitent, les modifient ou les détruisent.
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Vos données personnelles ne seront partagées avec des tiers que dans certaines circonstances :
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Il est parfois nécessaire que nous partagions l’information communiquée avec des personnes extérieures à notre bureau afin d’exécuter la mission pour laquelle vous nous avez mandatez. Ex : des fiscalistes, des comptables, des notaires, des avocats, des compagnies d’assurance, prestataires de services réalisant des missions pour le compte de OPTIVY.
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Parfois nous devrons fournir des renseignements personnels à des tiers dans la mise en œuvre de nos obligations légales, ou de protéger nos intérêts légitimes.
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Dans aucun autre cas, nous ne transférerons vos données personnelles à des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.
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Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons?
Selon que vous soyez concernés par les services en consultation en planification financière et/ou ceux d’intermédiation en assurances ou en crédits hypothécaires, nous traitons et conservons divers types de données à caractère personnel vous concernant. OPTIVY recueille toutes les données nécessaires à la réalisation de ses activités. Nous le faisons pour vous identifier, vous contacter et vous servir au mieux. Les données personnelles concrètes que nous traitons varient d’un cas à l’autre.
Vous nous fournissez directement un certain nombre de ces informations, par exemple dans vos contacts directs avec notre bureau. Nous recevons d’autres informations par l’intermédiaire de tiers, y compris d’autres conseillers avec lesquels vous travaillez.
Dans certaines circonstances, nous avons des informations sur vous, alors que vous n’avez pas de relation directe avec nous. Habituellement, cela est dû au fait qu’un client fournit des informations vous concernant dans le contexte de sa demande, par exemple en tant que membre de la famille ou contrepartie contractuelle.
Uniquement si cela s’avère nécessaire, nous traitons également vos données à caractère personnel sensibles.
Certaines données à caractère personnel bénéficient, à juste titre, d’une protection particulière. C’est le cas, notamment, des données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, mais aussi des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
Nous ne traitons pas ces données sauf si la législation nous l’impose ou que cela résulte de votre volonté (ex : vous mentionnez ce type d’information dans un questionnaire personnel préalable à la réalisation d’un Bilan Patrimonial).
Toutefois, lorsque nous gérons un contrat d’assurance en rapport avec votre santé (assurance-vie ou assurance- hospitalisation, revenu garanti…) nous avons besoin de données relatives à votre santé.
Nous traitons celles-ci avec le plus grand soin, tout comme vos autres données personnelles. OPTIVY n’utilise en aucun cas ces données à des fins de prospection. Nous ne les traitons que moyennant votre consentement explicite préalable.
L’accès à ces données est limité aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs taches.
En principe, nous ne traitons pas les données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions.
Dans le cadre de notre prestation de services, si nous devions traiter des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, nous ne le ferons que si une loi offrant des garanties adéquates nous le permet ou quand nous avons besoin de ces données. Comme pour les données sensibles, nous traitons ces informations avec un soin extrême. Nous ne les traitons jamais à des fins de prospection.
Vous avez le contrôle de vos données à caractère personnel
Si vous le souhaitez, vous pouvez consulter vos données et les faire rectifier. Dans certains cas, vous pouvez même les faire supprimer. Parfois, vous pouvez aussi vous opposer à une utilisation de vos données, refuser que vos données soient traitées de manière entièrement automatique ou demander de les transmettre à vous-même ou à un tiers. Vous pouvez également toujours refuser de recevoir des informations commerciales à propos de nos produits et services.
Vous pouvez consulter vos données.
Vous avez le droit de recevoir un accès gratuit à vos données personnelles à tout moment, ainsi que l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles.
Vous pouvez faire rectifier vos données.
Nous faisons de notre mieux pour conserver vos données de la manière la plus correcte et la plus complète possible. Toutefois, si vous constatiez malgré tout que ces données sont incomplètes ou incorrectes, vous pouvez demander à ce qu’elles soient rectifiées.
Vous pouvez faire supprimer vos données.
Vous avez le droit à l’oubli.
Vous pouvez nous demander d’effacer les données vous concernant que nous conservons. Cette suppression est possible si:
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Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées ;
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Vous nous avez donné votre consentement afin de traiter vos données et vous décidez de retirer ce consentement ;
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Vous vous êtes opposé au traitement de vos données et nous n’avons aucune raison de ne pas donner suite à votre opposition ;
Cependant, dans certains cas, nous avons le droit et/ou l’obligation de conserver malgré tout vos données, notamment lorsque nous sommes tenus de respecter une obligation légale.
Vous pouvez demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.
Vous pouvez nous demander d’intervenir si vous estimez que vos données ne sont plus nécessaires.
Dans certains cas, nous avons le droit de continuer malgré tout à traiter vos données.
Vous pouvez demander de transmettre vos données à vous-même ou à une tierce partie.
Vous pouvez nous demander de transmettre vos données à vous-même ou directement à un autre responsable du traitement, à condition que cette transmission soit techniquement possible.
Vous pouvez retirer votre consentement.
Si vous nous avez donné votre consentement en vue du traitement de vos données, vous pouvez revenir sur votre décision. Si vous revenez sur votre décision, cela ne signifie pas que nous allons annuler le traitement de vos données qui a déjà été effectué. Ce traitement reste valable. Il se peut également qu’à cause du retrait de votre consentement, il soit impossible, pour OPTIVY, de réaliser la finalité visée et/ou de donner suite à votre demande d’intervention. En effet, vous devez être conscient qu’en cas de refus de communication ou de demande de suppression de données personnelles, certains services et produits ne sont pas disponibles.
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données.
Si vous estimez que nous ne pouvons pas traiter vos données, vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement.
Dans certains cas, nous ne pouvons pas tenir compte de votre opposition. Par exemple, si notre intérêt légitime l’emporte sur le vôtre ou si le traitement de vos données demeure nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données dans le cadre de la prospection.
Vous pouvez nous informer, à tout moment et sans frais, que vous ne souhaitez pas que nous traitions vos données dans le cadre de la prospection.
Si vous ne souhaitez pas que nous traitions vos données dans le cadre de la prospection, n’oubliez pas de désactiver les cookies (ou d’autres technologies similaires) sur nos sites web, y compris sur nos pages sur les réseaux sociaux, afin d’éviter que des informations puissent être collectées au moyen de ces cookies que vous auriez éventuellement acceptés vous-même auparavant.
Nous prenons soin de vos données: Le traitement de vos données personnelles ne peut se passer que dans un cadre strict qui nécessite un objectif spécifique et une base légale
Nous conservons et traitons vos des données afin de pouvoir vous joindre rapidement, vous conseiller au mieux, exécuter au mieux le contrat conclu avec vous, exécuter des mesures précontractuelles à votre demande.
Parfois, nous utilisons également ces données afin de vous fournir des informations techniques et commerciales sur nos services qui vous intéressent. Nous utilisons aussi vos données, notamment, afin de respecter nos obligations légales, de prévenir la fraude et d’optimiser nos processus internes.
Lorsque nous utilisons vos données, nous sommes responsables de leur traitement.
Nous traitons vos données à caractère personnel sur une base juridique et pour des finalités spécifiques. Lors de chaque traitement, seules les données pertinentes pour atteindre la finalité visée sont traitées.
Quelles sont ces bases juridiques?
Nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de la mission que vous nous avez confiée, de l’exécution d’ un contrat d’abonnement, d’assurance ou de crédit, de conseils juridiques et fiscaux, d’assistance, … ou pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande, par exemple:
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Pour pouvoir vous informer sur nos services
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Pour pouvoir vous conseiller adéquatement sur une question qui nous est soumise;
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Mettre en œuvre les conseils qui vous sont donnés;
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Pour pouvoir analyser l’opportunité de conclure un contrat d’assurance ou de crédit et/ou les conditions qui doivent y être liées ;
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Pour pouvoir conclure, gérer et exécuter des contrats d’assurance qui font partie de la gamme de produits et services proposés par OPTIVY, y compris la gestion de la relation clientèle;
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Pour la gestion de fichiers en général, y compris la facturation;
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Pour l’envoi de courriers postaux généraux concernant les contrats, la loi, les modifications législatives et la fiscalité;
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Pour être capable de vous informer spécifiquement sur des sujets ou des changements qui peuvent vous concerner;
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Pour pouvoir exécuter un service que vous avez demandé, par exemple en nous communiquant vous-même en ligne vos données afin de vous abonner à la lettre d’information, de demander une offre d’assurance, ou un rendez-vous.
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En outre, en tant que courtier d’assurance et de crédit, nous devons remplir diverses obligations légales, réglementaires et administratives, telles que :
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prévenir le blanchiment de capitaux ;
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appliquer la législation MiFID ;
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lutter contre la fraude fiscale ;
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répondre aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires dûment autorisées.
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respecter les obligations fiscales de OPTIVY Patrimoine & Finance sprl.
Quelles sont les finalités spécifiques?
Il se peut également que vos données à caractère personnel soient traitées pour des raisons qui concernent notre intérêt légitime. Dans un tel cas, nous nous efforçons de préserver un équilibre équitable entre notre intérêt légitime et le respect de votre vie privée. Il s’agit de situations dans lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel afin de pouvoir fonctionner au mieux et de vous offrir le meilleur service.
Enfin, nous traitons également vos données à caractère personnel, dans certains cas, si vous avez donné votre consentement à cet effet. Nous le faisons pour les finalités spécifiques pour lesquelles vous avez donné votre consentement.
Nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de prospection sur base de notre intérêt légitime. Nous vous envoyons uniquement des informations, des propositions ou des offres dont nous sommes fermement convaincus qu’elles vous intéresseront et vous seront utiles.
Nous envoyons nos lettres d’information par e-mail à MailChimp. MailChimp n’utilisera jamais votre nom et votre adresse e-mail à ses propres fins. Au bas de chaque e-mail envoyé vous verrez le lien ‘se désinscrire’. En cliquant dessus, vous ne recevrez plus notre newsletter. MailChimp utilise des cookies et d’autres technologies internet qui permettent de savoir si les e-mails sont ouverts et lus. MailChimp se réserve le droit d’utiliser vos données pour améliorer les services et partager des informations avec des tiers. MailChimp assure le bouclier de sécurité via un système aux États-Unis.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Pas plus longtemps que nécessaire. Nous utilisons vos données à caractère personnel uniquement s’il existe une finalité spécifique et pendant la période durant laquelle cette finalité doit être réalisée. Dès que toutes les finalités ont été réalisées, ces données sont supprimées.
Par conséquent, les données traitées sont conservées pendant toute la relation, toute la durée du contrat d’assurance, la période de prescription légale ainsi que tout autre délai de conservation qui serait imposé par la législation et la réglementation applicables.
Vous avez des questions au sujet de la protection de votre vie privée ?
Envoyez-nous un courrier électronique ou postal, daté et signé, accompagné d’une copie recto-verso de votre carte d’identité. Notre responsable des données personnelles prendra contact avec vous dans un délai d’un mois.
OPTIVY Patrimoine & Finance srl
Allée des Fougères 452 – B-5621 Florennes
Vous souhaitez formuler une réclamation sur la manière dont nous protégeons votre vie privée ?
Votre interlocuteur : Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 2 274 48 00 ou +32 (0)2 274 48 35